Catálogo de capacidades
Qué puede automatizarse en una empresa
128 procesos agrupados en 12 áreas. Ninguno es específico de un sector: todos responden a situaciones que se repiten en cualquier organización con documentos, clientes y obligaciones que cumplir.
Las 12 áreas
Cada área agrupa los procesos que comparten los mismos datos y a los mismos responsables, y que por tanto conviene abordar de forma conjunta.
Documentos y datos
Los documentos llegan por correo, por portal o en papel, cada emisor utiliza su propio formato, y una persona los transcribe campo a campo al programa de gestión.
14 capacidadesFacturación y cobros
La facturación se concentra en los últimos días del mes, la reclamación de impagados es discrecional y el casado de cobros con facturas se realiza manualmente.
10 capacidadesContabilidad y cierre
La imputación contable depende del criterio y la memoria de quien registra, la conciliación bancaria se resuelve a final de mes y la información para la asesoría se prepara manualmente cada trimestre.
10 capacidadesIntegración de sistemas
El mismo dato se introduce varias veces en sistemas distintos, cada aplicación mantiene su propia versión de la verdad y los informes no coinciden según de dónde se extraigan.
10 capacidadesAtención al cliente
Las consultas entran por varios canales simultáneos, la capacidad de respuesta depende de quién esté disponible y no existe registro de cuántas oportunidades se pierden fuera de horario.
11 capacidadesComercial y presupuestos
Cada oferta se elabora partiendo de la anterior, los precios aplicados no siempre son los vigentes y no existe control sistemático de qué propuestas continúan abiertas.
11 capacidadesCompras y existencias
Las salidas de material se registran de forma irregular, el coste de referencia es el de la última compra y el valor real del almacén se descubre en el recuento anual.
11 capacidadesIncidencias y avisos
Los avisos entran por varios canales, se reparten según quién esté disponible y no existe medición objetiva del tiempo de resolución ni del cumplimiento de los compromisos de servicio.
11 capacidadesInformes y control de gestión
Los indicadores residen en sistemas distintos, cada informe requiere elaboración manual y cuando está disponible ha perdido utilidad para decidir.
10 capacidadesPersonas y cumplimiento
El registro de jornada se lleva en una hoja de cálculo, las ausencias se solicitan por mensajería y las formaciones y reconocimientos caducan sin aviso previo.
10 capacidadesAsistentes de IA internos
El conocimiento operativo está repartido entre manuales desactualizados, correos antiguos y la memoria de dos o tres personas, y cada consulta interrumpe a alguien.
10 capacidadesWeb y visibilidad
La web se construyó hace años sobre un gestor de contenidos pesado, nadie se atreve a modificarla y cualquier cambio requiere intervención externa y plazo.
10 capacidadesSobre este catálogo
Un catálogo no es un producto cerrado
Lo que figura aquí describe capacidades técnicas, no módulos preconstruidos que se activan con una licencia. Cada implantación se diseña sobre los sistemas, los documentos y las reglas de la empresa que la contrata, y por eso el alcance se determina después del diagnóstico y no antes.
La consecuencia práctica es que un proceso que no aparezca en esta relación no queda descartado. Si es repetitivo, tiene volumen suficiente y sus reglas son estables, puede automatizarse. Lo que determina la viabilidad es la naturaleza del proceso, no su presencia en un catálogo.
Siguiente paso
Un diagnóstico antes de cualquier propuesta
La primera reunión no tiene coste ni compromiso. De ella se obtiene un mapa de los procesos automatizables de su empresa, el ahorro estimado de cada uno y el orden recomendado de ejecución. Si no identificamos un retorno defendible, se lo comunicaremos.