Metodología
Cómo trabajamos
Siete fases en este orden. No responden a una exigencia formal: cada una está donde está porque omitirla es la causa habitual de que estos proyectos no lleguen a producción o no sigan en uso un año después.
Las siete fases
Diagnóstico de procesos
Una sesión de entre sesenta y noventa minutos con las personas que ejecutan el trabajo, no únicamente con la dirección. Se documenta cómo opera realmente la organización: quién hace qué, con qué herramienta, en qué orden y qué excepciones existen. Esta fase no tiene coste y su informe es propiedad de la empresa, medie o no contratación.
Cuantificación y análisis de retorno
Volumen del proceso, tiempo que consume, coste de la hora dedicada y coste estimado de automatizarlo. De ahí resulta el periodo de amortización. Si supera los ocho meses se comunica y se propone otro proceso: una inversión que no se recupera en un plazo razonable acaba abandonada, con independencia de lo bien construida que esté.
Delimitación del alcance
Se implanta un proceso cada vez y se entrega en funcionamiento antes de iniciar el siguiente. Los proyectos que abordan seis procesos simultáneamente comparten un patrón reconocible: se entregan todos a la vez, es decir, nunca.
Diseño sobre la operativa existente
El punto de partida son las herramientas, los formatos y la terminología que la organización ya emplea. Un sistema que obliga a modificar hábitos desde el primer día deja de utilizarse el segundo, y entonces la calidad técnica resulta irrelevante.
Pruebas con datos reales
La validación se realiza con documentos, correos y registros reales de la empresa, nunca con ejemplos. Es donde aparecen los casos atípicos que ninguna demostración comercial muestra y que determinan si el sistema funcionará en producción.
Entrega documentada y formación
Procedimiento escrito de funcionamiento, actuación ante incidencias y responsables designados, más dos sesiones de formación con quienes van a utilizarlo. Si el único conocedor del sistema es el proveedor, lo entregado no es una solución sino una dependencia.
Supervisión y evolución
Vigilancia continua de cada proceso automatizado, con detección de la incidencia antes de que afecte a la operación, e informe periódico del tiempo y el coste evitados, con la metodología de cálculo explicitada para que pueda contrastarse.
Criterio de exclusión
Seis supuestos en los que desaconsejamos automatizar
Mantener en funcionamiento lo entregado durante años tiene más peso en nuestra cuenta de resultados que cerrar un proyecto adicional este trimestre. Existen procesos en los que automatizar es una inversión perdida, y conviene decirlo antes de presupuestar.
El proceso se modifica continuamente
Automatizar un procedimiento inestable equivale a contratar un mantenimiento permanente. Conviene estabilizarlo manualmente y automatizarlo cuando acumule varios meses sin cambios sustanciales.
El volumen es insuficiente
Una tarea que se ejecuta cuatro veces al año no justifica desarrollo alguno. El criterio es el tiempo total anual que consume, no la molestia que genera cada vez que se realiza.
No existe un procedimiento único
Cuando tres personas resuelven la misma tarea de tres formas distintas, no hay un proceso sino tres. Automatizar esa situación multiplica la inconsistencia. La decisión previa sobre cuál es el procedimiento correcto corresponde a la organización.
La decisión tiene consecuencias graves
Resolver una relación laboral, conceder crédito, aprobar una inversión relevante o emitir un diagnóstico. En esos supuestos el sistema prepara y propone, y la decisión la adopta una persona. Sin excepciones.
El dato de partida no se registra
No puede automatizarse un análisis de rentabilidad por proyecto si las horas no se imputan. La primera actuación no es la inteligencia artificial, sino asegurar que el dato se recoge.
El objetivo real es reducir plantilla
Reducir costes es un objetivo legítimo, pero esta no es la vía adecuada ni el resultado que mejor funciona. Los proyectos con mayor rendimiento son los que liberan a personas con criterio de tareas que no lo requieren. Una automatización percibida como amenaza por quienes deben usarla termina sin utilizarse.
Fundamento técnico
Por qué la inteligencia artificial no calcula en nuestros sistemas
Los modelos de lenguaje son notablemente buenos interpretando información desordenada —un documento con un formato nuevo, un correo redactado libremente, una conversación— y notablemente poco fiables produciendo resultados numéricos exactos y reproducibles.
La consecuencia práctica es relevante. Si un modelo estima el importe de una propuesta, dos solicitudes equivalentes reciben cifras distintas, nadie puede explicar el criterio aplicado y la organización pierde la capacidad de defender su propio precio ante un cliente o ante su dirección.
Por ese motivo, en nuestros desarrollos la inteligencia artificial se emplea exclusivamente para interpretar, clasificar y proponer, mientras que los importes, los plazos y las decisiones numéricas los resuelve código determinista aplicando las reglas de la empresa. El resultado es idéntico cada vez que se solicita y puede justificarse línea a línea.
Siguiente paso
Un diagnóstico antes de cualquier propuesta
La primera reunión no tiene coste ni compromiso. De ella se obtiene un mapa de los procesos automatizables de su empresa, el ahorro estimado de cada uno y el orden recomendado de ejecución. Si no identificamos un retorno defendible, se lo comunicaremos.