Facturación y cobros
Facturación y cobro sin depender de que alguien se acuerde
El ciclo de ingreso es el primero que se resiente cuando una empresa crece: la facturación se retrasa, los conceptos recurrentes se olvidan y la reclamación de deuda queda sujeta a que alguien encuentre el momento de abordarla.
Situación de partida
La facturación se concentra en los últimos días del mes, la reclamación de impagados es discrecional y el casado de cobros con facturas se realiza manualmente.
Situación resultante
La factura se emite cuando se cumple la condición que la justifica, el cobro se intenta conforme a las reglas definidas y la deuda vencida se reclama mediante una secuencia que escala sin intervención.
10 capacidades
Procesos automatizables en esta área
Cada uno puede contratarse de forma independiente. El orden de implantación se establece en el diagnóstico atendiendo al volumen y al coste del proceso en cada empresa.
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Emisión automática de facturas
La factura se genera al producirse el hecho que la origina —entrega, cierre de servicio, hito de proyecto o firma de contrato— con los datos ya validados.
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Facturación recurrente
Cuotas, mantenimientos, alquileres y suscripciones emitidos en fecha, con revisiones de tarifa y prorrateos aplicados automáticamente.
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Domiciliaciones y cobro con tarjeta
Generación de remesas normalizadas y cobro mediante pasarela, con reintentos y gestión de devoluciones según reglas propias.
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Reclamación escalonada de impagados
Una secuencia de avisos que aumenta en firmeza y en destinatario conforme avanza el vencimiento, documentada y sin que nadie deba asumir la conversación incómoda.
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Conciliación de cobros
Casa los ingresos recibidos con sus facturas, incluidos los pagos agrupados y los importes que no coinciden exactamente con ningún documento.
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Control de riesgo y límite de crédito
Advierte antes de aceptar un pedido de un cliente con deuda vencida o con el límite de crédito superado.
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Envío, acuse y portal de cliente
La factura se remite por el canal que el cliente exige, se registra su recepción y queda disponible en un portal de consulta.
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Refacturación de gastos y suplidos
Los costes repercutibles se asocian a su cliente o proyecto y se incorporan a la siguiente factura sin revisión manual.
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Facturación electrónica y cumplimiento normativo
Adecuación del circuito de facturación a los requisitos de facturación electrónica y de los sistemas informáticos de facturación, sobre el programa que la empresa ya utiliza.
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Previsión de cobro
Estimación de qué entrará y cuándo a partir del comportamiento real de pago de cada cliente, y no de la fecha teórica de vencimiento.
Preguntas frecuentes
Cuestiones que suelen plantearse
¿Emiten ustedes las facturas con un sistema propio?
¿Funciona si los clientes pagan por transferencia?
Otras áreas
Los procesos rara vez están aislados
Las implantaciones con mayor impacto suelen afectar a dos o tres áreas simultáneamente, porque los procesos de una empresa no se detienen en los límites de un departamento.
Siguiente paso
Un diagnóstico antes de cualquier propuesta
La primera reunión no tiene coste ni compromiso. De ella se obtiene un mapa de los procesos automatizables de su empresa, el ahorro estimado de cada uno y el orden recomendado de ejecución. Si no identificamos un retorno defendible, se lo comunicaremos.