Automatización de procesos de negocio con IA
Procesos que funcionan sin intervención manual
Diseñamos e implantamos los sistemas que eliminan el trabajo administrativo repetitivo, integrados con el ERP y las aplicaciones que su empresa ya utiliza.
Desarrollo propio · Integración con los sistemas existentes · Supervisión continua
Las cifras anteriores proceden de estudios sectoriales publicados y se citan como referencia del mercado. No son mediciones de proyectos de Synaptek: el ahorro concreto de una empresa se calcula en el diagnóstico, con sus volúmenes y sus costes reales.
El coste de no hacerlo
La ineficiencia administrativa no figura en ninguna cuenta de resultados
No existe una partida contable que recoja lo que cuesta transcribir documentos, volver a teclear datos entre aplicaciones o consolidar informes a mano. Al no medirse, rara vez se corrige. Estos son los órdenes de magnitud que maneja el sector.
es lo que las organizaciones pierden cada año por procesos ineficientes, según la consultora IDC. No es una partida que aparezca en ninguna cuenta de resultados, y por eso casi nunca se corrige.
Fuente: IDC
es el coste medio de procesar una factura de proveedor frente al que consiguen los departamentos mejor automatizados. En las organizaciones totalmente manuales, los estudios sitúan ese coste entre 12 $ y 20 $ por documento.
Fuente: Ardent Partners, «Accounts Payable Metrics that Matter», 2025
dedica el empleado medio de oficina a tareas manuales y repetitivas en el ordenador que no forman parte de su función principal: más del 40 % de su jornada.
Fuente: Automation Anywhere, estudio global sobre administración digital
reconoce que tiene que copiar, pegar o volver a teclear información de un sistema a otro con frecuencia, porque las aplicaciones de la empresa no se comunican entre sí.
Fuente: IDC
Capacidades
128 procesos automatizables, en 12 áreas
Todos son transversales: se aplican con independencia de la actividad de la empresa. Lo habitual es comenzar por el proceso de mayor retorno e incorporar el resto a partir de ahí, no abordarlos simultáneamente.
Documentos y datos
Los documentos llegan por correo, por portal o en papel, cada emisor utiliza su propio formato, y una persona los transcribe campo a campo al programa de gestión.
14 capacidadesFacturación y cobros
La facturación se concentra en los últimos días del mes, la reclamación de impagados es discrecional y el casado de cobros con facturas se realiza manualmente.
10 capacidadesContabilidad y cierre
La imputación contable depende del criterio y la memoria de quien registra, la conciliación bancaria se resuelve a final de mes y la información para la asesoría se prepara manualmente cada trimestre.
10 capacidadesIntegración de sistemas
El mismo dato se introduce varias veces en sistemas distintos, cada aplicación mantiene su propia versión de la verdad y los informes no coinciden según de dónde se extraigan.
10 capacidadesAtención al cliente
Las consultas entran por varios canales simultáneos, la capacidad de respuesta depende de quién esté disponible y no existe registro de cuántas oportunidades se pierden fuera de horario.
11 capacidadesComercial y presupuestos
Cada oferta se elabora partiendo de la anterior, los precios aplicados no siempre son los vigentes y no existe control sistemático de qué propuestas continúan abiertas.
11 capacidadesCompras y existencias
Las salidas de material se registran de forma irregular, el coste de referencia es el de la última compra y el valor real del almacén se descubre en el recuento anual.
11 capacidadesIncidencias y avisos
Los avisos entran por varios canales, se reparten según quién esté disponible y no existe medición objetiva del tiempo de resolución ni del cumplimiento de los compromisos de servicio.
11 capacidadesInformes y control de gestión
Los indicadores residen en sistemas distintos, cada informe requiere elaboración manual y cuando está disponible ha perdido utilidad para decidir.
10 capacidadesPersonas y cumplimiento
El registro de jornada se lleva en una hoja de cálculo, las ausencias se solicitan por mensajería y las formaciones y reconocimientos caducan sin aviso previo.
10 capacidadesAsistentes de IA internos
El conocimiento operativo está repartido entre manuales desactualizados, correos antiguos y la memoria de dos o tres personas, y cada consulta interrumpe a alguien.
10 capacidadesWeb y visibilidad
La web se construyó hace años sobre un gestor de contenidos pesado, nadie se atreve a modificarla y cualquier cambio requiere intervención externa y plazo.
10 capacidadesCriterios de ingeniería
Cuatro principios que no negociamos
Son los que determinan que un sistema siga funcionando y siendo defendible dos años después de entregarlo, que es cuando se comprueba si estaba bien construido.
La inteligencia artificial interpreta; el código calcula
Los modelos de lenguaje son excelentes leyendo información desordenada y poco fiables calculando. Por eso en nuestros sistemas la inteligencia artificial extrae, clasifica y propone, mientras que los importes, los plazos y las decisiones numéricas los resuelve código determinista con las reglas de la empresa. Un número debe ser idéntico las dos veces que se consulte y debe poder justificarse.
Ninguna decisión relevante sin registro
Cada proceso deja constancia de qué propuso el sistema, qué modificó la persona y en qué momento. Es la condición para poder reconstruir un dato meses después, para que la asesoría siga el rastro y para que una revisión no se convierta en un problema.
Supervisión humana donde hay consecuencias
Lo que compromete dinero, obligaciones contractuales o datos personales se propone automáticamente y se aprueba manualmente. La automatización elimina la transcripción, no la responsabilidad, y cualquier proveedor que plantee lo contrario está trasladando un riesgo que no le corresponde asumir.
Criterio para desaconsejar un proyecto
Un proceso inestable, de volumen insuficiente o sin datos de partida no debe automatizarse, y lo advertimos antes de presupuestarlo. Mantener en funcionamiento lo entregado durante años pesa más en nuestra cuenta de resultados que cerrar un proyecto adicional este trimestre.
Situación habitual
- Los documentos que llegan se transcriben campo a campo al programa de gestión.
- La misma información se introduce varias veces porque las aplicaciones no se comunican.
- Las consultas repetitivas consumen la jornada de quien debería estar produciendo.
- Los avisos se reparten según quién esté disponible, sin medición de tiempos.
- Los informes de dirección se consolidan manualmente y llegan tarde para decidir.
- El cumplimiento documental depende de que alguien recuerde una fecha.
Situación tras la implantación
- El documento se interpreta, se contrasta y se registra con validación de un clic.
- Cada dato tiene un único origen y el resto de sistemas se alimentan de él.
- Lo rutinario se resuelve automáticamente; lo relevante llega con el caso documentado.
- Cada aviso se clasifica, se asigna y se cronometra desde el primer minuto.
- Los indicadores se consolidan solos y la desviación genera alerta.
- Las caducidades avisan con antelación suficiente para resolverse.
Preguntas frecuentes
Lo que plantea una dirección antes de decidir
¿Qué significa exactamente automatizar un proceso con inteligencia artificial?
¿Por dónde se empieza?
¿Cuánto cuesta un proyecto de automatización?
¿Es necesario sustituir los programas actuales?
¿Tiene sentido en una empresa pequeña?
¿Qué ocurre si una automatización deja de funcionar?
¿Qué ocurre con la confidencialidad de la información?
Siguiente paso
Un diagnóstico antes de cualquier propuesta
La primera reunión no tiene coste ni compromiso. De ella se obtiene un mapa de los procesos automatizables de su empresa, el ahorro estimado de cada uno y el orden recomendado de ejecución. Si no identificamos un retorno defendible, se lo comunicaremos.