Documentos y datos
Documentos que se leen, se validan y entran solos en el sistema
Es el proceso con mayor retorno de toda la automatización administrativa y el punto de partida más habitual. Todo documento que hoy alguien transcribe a una pantalla es trabajo que el software ejecuta con menos errores y a coste marginal.
Situación de partida
Los documentos llegan por correo, por portal o en papel, cada emisor utiliza su propio formato, y una persona los transcribe campo a campo al programa de gestión.
Situación resultante
El documento entra por donde ya entra hoy, el sistema lo interpreta, lo contrasta con la información existente y lo registra en la aplicación corporativa. Queda una validación humana de un clic y un registro completo de qué propuso el sistema y qué corrigió la persona.
14 capacidades
Procesos automatizables en esta área
Cada uno puede contratarse de forma independiente. El orden de implantación se establece en el diagnóstico atendiendo al volumen y al coste del proceso en cada empresa.
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Lectura de facturas de proveedor
Interpreta el documento sin plantillas previas: identifica al emisor por su identificación fiscal y extrae base imponible, impuestos, retenciones, vencimientos y detalle de líneas, aunque cada proveedor emplee un formato distinto.
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Volcado automático al ERP
El dato extraído se registra directamente en el sistema de gestión a través de su interfaz de programación, con el documento original enlazado al registro. Nadie vuelve a teclear lo que ya está escrito en un PDF.
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Lectura de albaranes y notas de entrega
Convierte el albarán en movimiento de almacén o en recepción de pedido, con unidades y referencias ya normalizadas contra el catálogo interno.
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Lectura de pedidos de cliente
Interpreta pedidos recibidos por correo, hoja de cálculo o portal de compras y los convierte en pedido de venta sin transcripción.
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Cotejo automático de tres documentos
Compara pedido, albarán y factura y señala las discrepancias de precio, cantidad o referencia antes de autorizar el pago, que es el único momento en que la diferencia resulta reclamable.
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Extracción de datos de contratos
Localiza y estructura las cláusulas relevantes —vigencia, prórroga tácita, revisión de precio, penalizaciones, preaviso— y las convierte en alertas con fecha.
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Gastos y justificantes desde el móvil
Una fotografía del ticket basta para generar el registro del gasto con su fecha, importe, impuesto deducible y centro de coste.
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Lectura de extractos bancarios
Incorpora los movimientos desde el fichero normalizado del banco o desde la conexión bancaria regulada, listos para conciliar.
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Documentos de personal
Procesa partes, justificantes, certificados y documentación de alta y baja, con los campos validados contra el maestro de empleados.
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Digitalización de archivos históricos
Convierte un archivo documental acumulado durante años en información consultable y explotable, no en una carpeta que nadie abre.
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Clasificación y archivo automático
Cada documento se nombra, se clasifica y se archiva según su contenido y su relación con el expediente al que pertenece.
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Validación humana con traza de auditoría
Ningún registro se consolida sin aprobación de una persona, y queda constancia de qué propuso el sistema, qué modificó la persona y cuándo. Es lo que permite reconstruir cualquier dato meses después.
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Control de calidad del dato extraído
El sistema puntúa su propia confianza en cada campo y deriva a revisión únicamente lo dudoso, de modo que el esfuerzo humano se concentra donde aporta.
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Normalización de maestros
Detecta y unifica duplicados de clientes, proveedores y artículos, que es la causa silenciosa de que los informes no cuadren.
Preguntas frecuentes
Cuestiones que suelen plantearse
¿Es necesario cambiar de ERP o de programa de contabilidad?
¿Qué precisión alcanza la lectura de documentos?
¿Qué ocurre cuando un proveedor modifica el formato de sus facturas?
Otras áreas
Los procesos rara vez están aislados
Las implantaciones con mayor impacto suelen afectar a dos o tres áreas simultáneamente, porque los procesos de una empresa no se detienen en los límites de un departamento.
Siguiente paso
Un diagnóstico antes de cualquier propuesta
La primera reunión no tiene coste ni compromiso. De ella se obtiene un mapa de los procesos automatizables de su empresa, el ahorro estimado de cada uno y el orden recomendado de ejecución. Si no identificamos un retorno defendible, se lo comunicaremos.