Factura electrónica

Factura electrónica obligatoria entre empresas

Las fechas dejaron de ser una estimación el 5 de octubre de 2026, cuando se publicó la orden que pone el reloj en marcha. Ya hay día exacto para cada tipo de empresa, y no es solo emitir la factura en otro formato: también hay que informar de si está pagada.

Comprobada el 16 de octubre de 2026 · 8 min de lectura

La respuesta corta

El reloj arrancó el 6 de octubre de 2026, al entrar en vigor la Orden HAC/1028/2026. Hasta entonces las fechas eran estimaciones; ahora son días concretos.
6 de octubre de 2027: las empresas y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros tienen que emitir, enviar y recibir factura electrónica, e informar del estado y el pago de cada una.
6 de octubre de 2028: el resto de empresas y profesionales tienen que emitir, enviar y recibir factura electrónica. Las personas jurídicas de 8 millones o menos informan además de estados y pagos.
6 de octubre de 2029: las personas físicas y las entidades en atribución de rentas se incorporan a la obligación de informar de estados y pagos.

Lo que casi nadie tiene en cuenta: la obligación no es solo cambiar el formato de la factura. Es informar de si está aceptada, rechazada o pagada, y hacerlo dentro de plazo. Eso no se resuelve cambiando de programa de facturación: obliga a que alguien o algo marque cada factura cuando cobra, y es la parte que de verdad cambia el trabajo del día a día.

Qué cambia exactamente

Hoy una factura entre dos empresas puede ser un PDF por correo, un papel o un fichero estructurado, según se acuerde. Lo que llega es que tiene que ser un fichero estructurado, en un formato que la máquina del destinatario pueda leer sin que nadie lo transcriba.

Un PDF no es una factura electrónica a estos efectos, por mucho que se envíe por correo y se firme. La diferencia es si el dato viene marcado para que un programa lo entienda o si está dibujado para que lo lea una persona.

Las tres obligaciones, que son distintas

Obligación	En qué consiste
Emitir y enviar	Expedir las facturas en formato estructurado y hacerlas llegar al cliente por una plataforma de intercambio o por la solución pública
Recibir	Estar en condiciones de recibirlas en ese formato, aunque usted todavía no esté obligado a emitirlas
Informar de estados	Comunicar si la factura se acepta, se rechaza y cuándo se paga. Es la parte nueva, y la que más trabajo añade si se hace a mano

El propósito declarado de la norma es la lucha contra la morosidad: si consta cuándo se paga cada factura, los plazos de pago entre empresas dejan de ser invisibles. De ahí que informar del pago no sea un añadido técnico sino el corazón del asunto.

Cuándo le toca a usted

Los plazos se cuentan desde el 6 de octubre de 2026, que es cuando entró en vigor la orden que regula la solución pública. El criterio es el volumen de operaciones y la forma jurídica.

Fecha	Quién	A qué queda obligado
6 oct 2027	Empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros	Emitir, enviar y recibir, e informar de estados y pagos
6 oct 2028	El resto de empresarios y profesionales	Emitir, enviar y recibir. Las personas jurídicas de 8 M€ o menos, además, informar de estados y pagos
6 oct 2029	Personas físicas y entidades en atribución de rentas	Informar de estados y pagos

Aunque su fecha sea 2028, el 6 de octubre de 2027 le afecta. Sus clientes grandes empezarán a emitir en electrónico ese día, y usted tiene que poder recibirlas. Quien se quede sin capacidad de recepción se arriesga a que un cliente grande no pueda facturarle con normalidad.

La solución pública, y por qué no suele ser la respuesta

La Agencia Tributaria ofrece una solución pública de facturación electrónica, gratuita, que sirve de repositorio universal y de plataforma de último recurso. Es lo que regula la orden del 2 de octubre de 2026.

Es una red de seguridad y está bien que exista: garantiza que ninguna empresa se quede fuera por no poder pagar una plataforma. Pero conviene entender qué es y qué no es:

Sirve si emite pocas facturas al mes y las hace a mano de todos modos.
No sirve como sustituto de un programa de facturación: no lleva su contabilidad, ni su cartera de clientes, ni sus vencimientos.
No resuelve la parte de informar de estados y pagos de forma automática: alguien tendría que entrar a marcarlas.

Para la mayoría de las empresas con un ERP, la vía razonable es que sea el sistema que ya usan el que emita, reciba y reporte, conectado a una plataforma privada de intercambio. Si eso no es posible, entonces la solución pública es la salida, no la primera opción.

Qué tiene que ver esto con Verifactu

Se confunden continuamente y conviene separarlos de una vez, porque exigen cosas distintas y se cumplen de forma distinta:

	Verifactu	Factura electrónica B2B
Qué regula	Cómo se comporta el programa con el que usted emite facturas	En qué formato se intercambian las facturas entre empresas
De dónde viene	Real Decreto 1007/2023	Ley Crea y Crece, desarrollada por el Real Decreto 238/2026
Qué le exige	Que su programa encadene y no permita alterar facturas sin rastro	Que emita, envíe, reciba e informe del estado de cada factura
Afecta a	Quien factura con un programa informático	Operaciones entre empresarios y profesionales

La conexión entre ambas es el calendario. El 5 de octubre de 2026, el mismo día que se publicó la orden de la solución pública, Hacienda anunció su intención de aplazar a octubre de 2028 las obligaciones de Verifactu que todavía no son exigibles, precisamente para que las empresas hagan un solo cambio en vez de dos. Ese aplazamiento sigue sin publicarse en el BOE: lo explicamos en la guía de Verifactu.

Si tiene que cambiar de sistema de facturación, esta es la razón para hacerlo una sola vez y mirando las dos normas a la vez. Cambiar ahora pensando solo en Verifactu y descubrir en 2027 que el programa elegido no hace factura electrónica estructurada sería pagar la misma migración dos veces.

Qué conviene hacer este año

Todavía queda un año para los primeros obligados y dos para el resto. No es momento de contratar nada con prisa, sí de saber en qué situación está:

Averigüe su fecha. Mire el volumen de operaciones del último ejercicio y sitúese en la tabla de arriba. De ahí sale todo lo demás.
Pregunte a su proveedor de software si su programa va a emitir y recibir factura electrónica estructurada, con qué plataforma de intercambio va a trabajar y si va a reportar estados y pagos de forma automática. Esa tercera pregunta es la que separa a los proveedores que se han enterado de los que no.
Mire cómo marca hoy los cobros. Si sus facturas se dan por pagadas cuando alguien mira el banco una vez a la semana, informar del pago dentro de plazo va a ser un problema de proceso, no de software.
Haga la cuenta de cuántas facturas recibe y cuánto tiempo dedica hoy a registrarlas. Cuando todas lleguen estructuradas, ese trabajo puede desaparecer casi entero: es la única parte de esta norma que juega a favor, y conviene no desaprovecharla.

El aviso que de verdad importa: casi todo el mundo está mirando la parte de emitir, que es la fácil. La que cambia el trabajo diario es informar de estados y pagos, porque obliga a que la información de cobro esté al día de verdad y no cuando alguien tiene un rato.

Preguntas frecuentes

Lo que se pregunta todo el mundo

¿Un PDF enviado por correo vale como factura electrónica?

No. A efectos de esta obligación, la factura electrónica es un fichero estructurado que el sistema del destinatario puede procesar sin que nadie transcriba los datos. Un PDF está pensado para que lo lea una persona, así que no cumple, aunque vaya firmado electrónicamente y se envíe por correo.

¿Desde cuándo me obliga a mí?

Si su volumen de operaciones supera los 8 millones de euros, desde el 6 de octubre de 2027. Si no los supera, desde el 6 de octubre de 2028 para emitir, enviar y recibir. Las personas físicas y las entidades en atribución de rentas se incorporan el 6 de octubre de 2029 a la obligación de informar de estados y pagos. Los plazos se cuentan desde el 6 de octubre de 2026.

¿Tengo que pagar una plataforma o puedo usar la de Hacienda?

Puede usar la solución pública de la Agencia Tributaria, que es gratuita, una plataforma privada de intercambio, o una combinación de ambas. La solución pública funciona bien para quien emite pocas facturas; para una empresa con ERP, lo habitual será que sea su propio sistema el que emita y reciba a través de una plataforma, porque si no hay que meter los datos dos veces.

¿Qué es eso de informar de los estados de la factura?

Además de emitir la factura, hay que comunicar qué ha pasado con ella: si el cliente la acepta, si la rechaza y cuándo queda pagada. El objetivo de la norma es hacer visibles los plazos de pago entre empresas. Es la obligación que más trabajo añade si se gestiona a mano, y la que mejor se resuelve automatizando la conciliación de cobros.

Si ya me adapto a Verifactu, ¿estoy cubierto para esto también?

No necesariamente. Son dos normas distintas: Verifactu regula cómo se comporta su programa al emitir facturas, y la factura electrónica regula en qué formato se intercambian con sus clientes. Hay programas que cumplirán una y no la otra. Si va a cambiar de sistema, pregunte por las dos cosas antes de decidir.

Mi empresa factura a particulares. ¿Me afecta?

La obligación es para operaciones entre empresarios y profesionales. Las facturas a consumidores finales quedan fuera. Ahora bien, si además de a particulares factura a empresas, en esa parte de su actividad sí le afecta.

De dónde sale lo que dice esta guía

Las fechas y los importes se han comprobado uno a uno en la fuente oficial. Las fechas proceden de la nota oficial de la Agencia Tributaria sobre la solución pública de facturación electrónica, publicada el 7 de octubre de 2026, y la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026 está comprobada en su texto consolidado en el BOE (BOE núm. 247, de 5 de octubre de 2026).

Esto es información, no asesoramiento fiscal. Synaptek desarrolla software; no somos asesores fiscales ni le sustituimos. Antes de tomar una decisión con consecuencias tributarias, consúltelo con su asesoría.