Ámbito de aplicación
Automatización para cualquier tipo de empresa
Prácticamente toda empresa recibe documentos, los registra en un sistema de gestión, atiende consultas y necesita saber qué margen deja cada operación. Esas cuatro cosas son las mismas en un despacho profesional y en una planta de fabricación: lo que cambia es la terminología.
Por qué no nos presentamos como especialistas sectoriales
El 80 % del trabajo administrativo es idéntico en todos los sectores
Documentos que alguien transcribe, información que alguien copia de una aplicación a otra, avisos que alguien reparte y números que alguien consolida en una hoja de cálculo. Cambia el nombre de los documentos y el plazo legal; no cambia la naturaleza del problema ni la forma de resolverlo.
Lo específico se aprende en el diagnóstico, no se presupone
El 20 % restante es el que decide si un proyecto funciona: la nomenclatura interna, las excepciones que todo el mundo conoce y nadie ha escrito, y el orden real en que ocurren las cosas. Eso no se resuelve con experiencia sectorial genérica, sino preguntando antes de construir.
Desconfíe de quien afirme ser especialista en su sector y en otros ocho
Es una afirmación cómoda y habitualmente vacía. Nuestra especialidad es técnica —lectura de documentos, integración entre sistemas y diseño de procesos—, y se aplica a cualquier actividad. Preferimos decirlo antes que fingir un conocimiento sectorial que no corresponde.
Cómo se manifiesta
El mismo problema, con distinto vocabulario
A continuación, la forma que adopta la carga administrativa en distintos tipos de organización. No es una lista de especialidades: es el mismo conjunto de procesos descrito con los términos de cada actividad.
Despachos profesionales y asesorías
El techo de crecimiento no lo marca la cartera de clientes, sino la capacidad de procesar su documentación. La entrada de facturas, la clasificación contable y la reclamación de documentación pendiente son los tres procesos que liberan capacidad sin contratar.
Distribución y comercio mayorista
Pedidos que llegan en el formato de cada cliente, tarifas y descuentos repartidos en hojas de cálculo, y consultas repetidas sobre plazo, precio y disponibilidad que consumen la jornada del equipo interno.
Industria y fabricación
El pedido que viaja del correo a la orden de fabricación, la trazabilidad que existe en un cuaderno, el coste real de producción estimado hace años y los partes de calidad que se archivan sin analizarse.
Empresas de servicios y mantenimiento
Avisos que entran por cuatro canales, asignación que depende de quién esté disponible, tiempos de resolución que nadie mide y partes de trabajo que tardan días en llegar a facturación.
Construcción, instalaciones y reformas
Ofertas elaboradas copiando la anterior, consumo de material imputado de forma aproximada y márgenes que se conocen al cerrar el proyecto, cuando ya no queda margen de reacción.
Inmobiliario y administración de patrimonio
Incidencias que requieren avisar al gremio correcto y medir cuánto tarda en resolverlas, vencimientos contractuales que pasan desapercibidos y propietarios que solicitan información de la que nadie dispone de inmediato.
Logística y transporte
Cotejo de albaranes y facturas que nunca llega a hacerse, tarifas de transporte tan complejas que nadie comprueba si la facturación es correcta, y retrasos que descubre el cliente antes que el proveedor.
Clínicas, centros y consultas
Citación y recordatorios, documentación de pacientes o usuarios con requisitos estrictos de confidencialidad, y facturación a compañías con sus propios formatos y plazos.
Hostelería, retail y multisede
Consolidación diaria de varios establecimientos, control de escandallos y mermas, pedidos a proveedores por centro y comparación de rendimiento entre locales.
Ingeniería, consultoría y estudios técnicos
Imputación de horas por proyecto, elaboración de propuestas y memorias a partir de material disperso, y control de rentabilidad real por encargo y por persona.
Educación y formación
Matriculación, documentación académica, certificados y seguimiento, con la carga administrativa concentrada en periodos muy cortos del calendario.
Asociaciones, fundaciones y entidades
Gestión de cuotas y socios, justificación de subvenciones con requisitos documentales exigentes, y obligaciones de transparencia que requieren información consolidada.
Siguiente paso
Un diagnóstico antes de cualquier propuesta
La primera reunión no tiene coste ni compromiso. De ella se obtiene un mapa de los procesos automatizables de su empresa, el ahorro estimado de cada uno y el orden recomendado de ejecución. Si no identificamos un retorno defendible, se lo comunicaremos.